Ako optimalizovať licencie vo firme a ušetriť stovky eur ročne

Licencie na softvér sú nevyhnutnosťou pre každú firmu – od malého účtovníctva až po medzinárodnú spoločnosť. Mnohé podniky však zbytočne preplácajú, používajú nevhodné verzie alebo nevedia, že existujú legálne alternatívy, ktoré im môžu ušetriť stovky až tisíce eur ročne.

V tomto článku vám ukážeme:

• ako optimalizovať licencovanie vo firme,

• ktoré typy licencií zvoliť podľa veľkosti a typu podnikania,

• a aké najčastejšie chyby sa pri nákupe softvéru robia.

✅ Čo znamená optimalizácia licencií?

Optimalizácia licencií znamená:

• mať v používaní iba to, čo naozaj potrebujete,

• nepreplácať za funkcie, ktoré nevyužívate,

• minimalizovať duplicitu,

• a zároveň zostať legálny, auditovateľný a bezpečný.

➡️ Výsledkom je nižší rozpočet na IT, jednoduchšia správa a pokoj pri audite.

🔍 Najčastejšie chyby, ktoré firmy stoja peniaze

1. Používanie zbytočne drahých predplatných tam, kde postačí trvalá licencia.

2. Kupovanie OEM licencií bez vedomia ich viazanosti na hardvér.

3. Neaktualizovaný softvérový register – nikto nevie, čo je kde nainštalované.

4. Platby za predplatné, ktoré sa už nepoužíva.

5. Neprehľadné kombinovanie rôznych verzií softvéru bez štandardizácie.

💡 Krok za krokom: Ako optimalizovať licencie vo firme

1. 📋 Zmapujte aktuálny stav

Vytvorte si jednoduchý softvérový register. Obsahovať by mal:

• názov softvéru,

• počet používaných licencií,

• typ licencie (OEM, Retail, Volume, predplatné),

• dátum nákupu a koniec platnosti (ak ide o predplatné),

• zodpovednú osobu alebo oddelenie.

✅ Tento krok vám pomôže identifikovať:

• nevyužívané licencie,

• duplicity,

• nelegálne alebo nevhodné riešenia.

2. 🔄 Vymeňte predplatné za trvalé licencie (ak je to vhodné)

Príklad:
Microsoft 365 Business Standard stojí cca 10 €/mesiac = 120 €/rok.

Za 3 roky = 360 € / používateľ
Office 2021 Pro Plus trvalá licencia = od 80–150 € (v závislosti od verzie, aj ako druhotná licencia)

➡️ Úspora: 200–280 € na používateľa.
Pri 20 používateľoch = úspora až 5 000–6 000 € za 3 roky.

👉 Ak nepotrebujete cloudové služby ako OneDrive alebo Teams, trvalá licencia je logickejšia a lacnejšia voľba.

3. ♻️ Využívajte legálne druhotné licencie

Druhotné (použité) licencie sú v EÚ legálne podľa rozsudku Súdneho dvora (C-128/11). Musia byť:

• riadne nadobudnuté v EÚ,

• deaktivované u pôvodného vlastníka,

• sprevádzané faktúrou a licenčným vyhlásením.

Výhody:

• cena nižšia o 50–80 %,

• plná funkčnosť a auditovateľnosť,

• výborná voľba pre Windows, Office alebo Volume licencie.

👉 Príklad: Office 2021 Pro Plus za 80 € namiesto 220 €. Pri 30 licenciách = úspora 4 200 €.

4. ⚙️ Zjednoťte softvérové prostredie

Používanie rôznych verzií Office (2013, 2016, 2019, 2021) môže spôsobiť:

• kompatibilitné problémy,

• vyššie náklady na podporu,

• zmätok pri školení zamestnancov.

👉 Riešenie: Zvoľte jednu edíciu (napr. Office 2021 Standard) a nakúpte ju vo forme objemovej alebo druhotnej licencie.

5. ⛔ Zrušte zbytočné predplatné a kontrolujte automatické obnovovanie

Veľa firiem má aktívne predplatné na:

• Microsoft 365,

• Adobe Creative Cloud,

• antivírusové balíky,

• cloudové úložiská,

ktoré nikto nepoužíva – ale platby stále prebiehajú.

✅ Raz mesačne si prejdite fakturáciu a skontrolujte:

• či je daný softvér ešte využívaný,

• či sa predplatné neobnovuje automaticky bez vášho vedomia.

6. 🧾 Vždy si zabezpečte dokumentáciu

Pri nákupe akéhokoľvek softvéru trvajte na:

• faktúre so správnym názvom produktu,

• licenčnom vyhlásení (pri druhotných licenciách),

• podmienkach používania.

➡️ Pomôže vám to pri:

• audite od BSA, Microsoftu alebo finančnej kontroly,

• riešení problémov s aktiváciou alebo prenosom,

• evidencii nákladov.

📦 OEM, Retail alebo Volume – ktorý model je výhodný?

🧠 Prečo sa firmám oplatí optimalizovať licencie?

✔️ Nižšie mesačné výdavky
✔️ Menej zbytočných licencií a chaosu
✔️ Lepšia prehľadnosť a kontrola
✔️ Pripravenosť na audit
✔️ Jednotné IT prostredie = menej problémov
✔️ Úspora až tisíce eur ročne

💬 Reálne príklady z praxe

🔹 Firma A mala 25 používateľov s predplatným Microsoft 365 – ročne platila 3 000 €. Po prechode na Office 2021 (druhotný) jednorazovo zaplatila 2 000 € a softvér používa dodnes – úspora viac ako 7 000 € za 3 roky.

🔹 Účtovnícka kancelária B nahradila OEM Windows 10 Retail verziou kvôli častým výmenám hardvéru. Už neprišla o licencie pri aktualizácii zariadení.

🔹 Stredná škola C nakúpila 50 druhotných licencií Office 2019 Standard – namiesto drahého predplatného M365 ušetrila 65 % ročne.

🔚 Záver: Menej licencií, viac prehľadu, nižšie náklady

Optimalizácia licencií nie je o šetrení za každú cenu – ale o tom, aby ste kupovali len to, čo reálne potrebujete.
Správne nastavený licenčný model vám pomôže:

• znížiť náklady,

• udržať legálnosť a auditovateľnosť,

• a zjednodušiť správu firemného softvéru.

❓ Potrebujete poradiť s výberom softvéru alebo máte otázky ohľadom aktivácie?
Kontaktujte nás – radi vám pomôžeme.

👉 Pozrite si našu ponuku druhotných licencií a ušetrite až 80 % bez kompromisov.

.

📚 Súvisiace články

• Najčastejšie chyby pri výbere licencie

• Kedy sa oplatí investovať do trvalej licencie?

• Druhotný softvér: Ako funguje a prečo sa oplatí

🔎 Mohlo by vás tiež zaujímať

• Porovnanie softvéru pre malé, stredné a veľké podniky

• Licencia vs. predplatné: Náklady pre firmy

• Microsoft 365 vs. Office 2021: Čo sa viac oplatí?