Licencie na softvér sú nevyhnutnosťou pre každú firmu, od malého účtovníctva po medzinárodnú spoločnosť. Mnohé podniky však zbytočne preplácajú, používajú nevhodné verzie alebo nevedia, že existujú legálne alternatívy, ktoré môžu ušetriť stovky až tisíce eur ročne. V tomto článku sa dozviete, ako optimalizovať licencovanie softvéru vo firme, aké typy licencií zvoliť a na čo si dať pozor pri nákupe.
Čo znamená optimalizácia softvérových licencií
Optimalizácia licencií znamená mať v používaní len to, čo firma skutočne potrebuje, nepreplácať za funkcie, ktoré sa nevyužívajú, minimalizovať duplicitu a zároveň zostať legálny, auditovateľný a bezpečný. Výsledkom je nižší rozpočet na IT, jednoduchšia správa a pokoj pri audite.
Najčastejšie chyby pri nákupe softvéru, ktoré firmy stoja peniaze
Medzi najčastejšie problémy patrí používanie zbytočne drahých predplatných tam, kde postačí trvalá licencia, kupovanie OEM licencií bez vedomia ich viazanosti na konkrétny hardvér, neaktualizovaný softvérový register, preplácanie za nepoužívané predplatné a neprehľadné kombinovanie rôznych verzií softvéru bez štandardizácie.
Krok za krokom: Ako optimalizovať licencie vo firme
Prvým krokom je zmapovať aktuálny stav softvéru. Vytvorte jednoduchý softvérový register s názvom softvéru, počtom licencií, typom (OEM, Retail, Volume, predplatné), dátumom nákupu, koncom platnosti a zodpovednou osobou. Tento krok odhalí nevyužívané licencie, duplicity a nevhodné riešenia.
Druhým krokom je vymeňte predplatné za trvalé licencie, ak je to vhodné. Napríklad Microsoft 365 Business Standardstojí cca 10 € mesačne na používateľa, čo za tri roky predstavuje 360 €. Trvalá licencia Office 2021 Pro Plus stojí od 80 do 150 €, čo znamená úsporu až 200-280 € na používateľa a pri 20 používateľoch až 5 000-6 000 €.
Tretím krokom je využívanie legálnych druhotných licencií, ktoré sú v EÚ legálne podľa rozsudku Súdneho dvora (C-128/11). Licencie musia byť riadne nadobudnuté, deaktivované u pôvodného vlastníka a sprevádzané faktúrou a licenčným vyhlásením. Výhody zahŕňajú nižšiu cenu o 50–80 %, plnú funkčnosť a auditovateľnosť.
Štvrtým krokom je zjednotenie softvérového prostredia. Používanie rôznych verzií Office môže spôsobiť kompatibilitné problémy, vyššie náklady na podporu a zmätok pri školení zamestnancov. Riešením je zvoliť jednu edíciu a nakúpiť ju vo forme objemovej alebo druhotnej licencie.
Piatym krokom je zrušenie zbytočných predplatných a kontrola automatického obnovovania. Veľa firiem platí za Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, antivírusové balíky alebo cloudové úložiská, ktoré sa nepoužívajú. Odporúča sa pravidelne kontrolovať fakturáciu a zrušiť nepoužívané predplatné.
Šiestym krokom je vždy zabezpečiť kompletnú dokumentáciu licencií, vrátane faktúry, licenčného vyhlásenia a podmienok používania. To pomáha pri audite, riešení problémov s aktiváciou alebo prenosom a evidencii nákladov.
OEM, Retail, Volume alebo druhotné licencie: Ktorý model zvoliť
Typ licencie určuje prenosnosť a vhodnosť pre firmu. OEM licencia je viazaná na konkrétny hardvér a je vhodná pre počítače bez častých zmien komponentov. Retail licencia je prenosná medzi zariadeniami a ideálna pre menšie firmy alebo domácich používateľov. Volume licencie sú hromadné, s jednoduchou správou a vhodné pre stredné a veľké firmy. Druhotné licencie sú legálne a výhodné pre všetky veľkosti firiem, ak dôverujete predajcovi.
Prečo optimalizácia licencií firme prináša úspory
Optimalizácia licencií prináša nižšie mesačné výdavky, menej zbytočných licencií a chaosu, lepšiu prehľadnosť a kontrolu, pripravenosť na audit a jednotné IT prostredie s menším počtom problémov. V praxi môže firma ušetriť tisíce eur ročne.
Príklady z praxe ukazujú, že prechod z predplatného Microsoft 365 na druhotný Office 2021 môže ušetriť firmám desiatky tisíc eur za niekoľko rokov. Účtovnícka kancelária B zabezpečila prechod z OEM na Retail verziu Windows, čím sa vyhla strate licencií pri aktualizáciách zariadení. Stredná škola C ušetrila 65 % ročne nákupom 50 druhotných licencií Office 2019 Standard namiesto predplatného M365.
Menej licencií, viac prehľadu a nižšie náklady
Optimalizácia licencií nie je len o šetrení peňazí, ale o tom, aby firma kupovala len to, čo reálne potrebuje. Správne nastavený licenčný model pomáha znížiť náklady, zachovať legálnosť a auditovateľnosť a zjednodušiť správu firemného softvéru.
Potrebujete poradiť s výberom softvéru alebo máte otázky ohľadom aktivácie?
Kontaktujte nás, radi vám pomôžeme.
Pozrite si našu ponuku druhotných licencií a ušetrite až 80 % bez kompromisov.
Súvisiace články
- Základný softvér pre novú firmu - Čo potrebujete hneď od začiatku?
- Ako vybrať bezpečnostný softvér pre firmu?
- Najlepší softvér pre malé firmy - Windows, Office a bezpečnostné riešenia, ktoré sa oplatia