Licencie na softvér sú nevyhnutnosťou pre každú firmu, od malého účtovníctva po medzinárodnú spoločnosť. Mnohé podniky však zbytočne preplácajú, používajú nevhodné verzie alebo nevedia, že existujú legálne alternatívy, ktoré môžu ušetriť stovky až tisíce eur ročne. V tomto článku vám ukážeme, ako optimalizovať licencovanie softvéru, aké typy licencií zvoliť a ako sa vyhnúť najčastejším chybám, ktoré firmy stoja peniaze.
Čo znamená optimalizácia softvérových licencií
Optimalizácia licencií znamená používať iba tie produkty, ktoré firma skutočne potrebuje. Nepreplácate za funkcie, ktoré sa nevyužívajú, minimalizujete duplicitu a zostávate legálny, auditovateľný a bezpečný. Správne nastavená politika licencií vedie k nižšiemu rozpočtu na IT, jednoduchšej správe softvéru a pokoju pri audite.
Optimalizácia tiež zahŕňa predvídanie budúcich potrieb a flexibilitu pri rozširovaní tímu či IT infraštruktúry. Umožňuje firmám vyhnúť sa zbytočným výdavkom a zároveň zlepšiť bezpečnosť a kompatibilitu softvéru v celej organizácii.
Najčastejšie chyby pri nákupe softvéru
Medzi najčastejšie problémy, ktoré firmy stoja peniaze, patrí:
-
Používanie zbytočne drahých predplatných, kde postačí trvalá licencia.
-
Kupovanie OEM licencií bez vedomia ich viazanosti na konkrétny hardvér.
-
Neaktualizovaný softvérový register.
-
Preplácanie za nepoužívané predplatné.
-
Neprehľadné kombinovanie rôznych verzií softvéru bez štandardizácie.
Tieto chyby vedú nielen k finančným stratám, ale aj k problémom s kompatibilitou, administratívou a auditom.
Krok za krokom: Optimalizácia licencií vo firme
1. Zmapovanie aktuálneho stavu softvéru
Vytvorte softvérový register so zoznamom všetkých produktov, počtom licencií, typom (OEM, Retail, Volume, predplatné), dátumom nákupu, koncom platnosti a zodpovednou osobou. Tento krok odhalí duplicity, nevyužívané licencie a nevhodné verzie softvéru.
2. Nahradenie predplatného trvalou licenciou
Predplatné môže byť drahé. Napríklad Microsoft 365 Business Standard stojí cca 10 € mesačne na používateľa, čo za tri roky predstavuje 360 €. Trvalá licencia Office 2021 Pro Plus stojí 80–150 €, čo znamená úsporu až 200–280 € na používateľa. Pri 20 zamestnancoch ide o úsporu 5 000–6 000 €.
3. Využívanie legálnych druhotných licencií
Druhotné softvérové licencie sú v EÚ legálne podľa rozhodnutia Súdneho dvora (C-128/11). Musia byť riadne nadobudnuté, deaktivované u pôvodného vlastníka a sprevádzané faktúrou a licenčným vyhlásením. Umožňujú znížiť náklady o 50–80 % pri zachovaní plnej funkčnosti a auditovateľnosti.
4. Štandardizácia softvérového prostredia
Používanie rôznych verzií Office alebo iných aplikácií môže spôsobiť kompatibilitné problémy, vyššie náklady na podporu a zmätok pri školení. Riešením je vybrať jednu edíciu softvéru a nakúpiť ju vo forme objemovej alebo druhotnej licencie.
5. Zrušenie zbytočných predplatných
Pravidelne kontrolujte fakturáciu za Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, antivírusové balíky či cloudové úložiská a zrušte nepoužívané predplatné. Ušetríte tak značné sumy ročne a minimalizujete chaos v licenčnom manažmente.
6. Dokumentácia licencií
Všetky licencie musia mať kompletnú dokumentáciu – faktúru, licenčné vyhlásenie a podmienky používania. To zjednodušuje audit, riešenie problémov s aktiváciou a prenosom a zaisťuje prehľad o nákladoch.
Typy licencií: OEM, Retail, Volume a druhotné
Typ licencie určuje prenosnosť, flexibilitu a vhodnosť pre firmu.
-
OEM licencia je viazaná na konkrétny hardvér a je vhodná pre zariadenia, ktoré sa nemenia.
-
Retail licencia je prenosná a ideálna pre menšie firmy alebo individuálnych používateľov.
-
Volume licencie sú hromadné, s jednoduchou správou a vhodné pre stredné a veľké firmy.
-
Druhotné licencie sú legálne a cenovo výhodné, vhodné pre všetky veľkosti firiem.
Prečo optimalizácia licencií prináša úspory
Optimalizácia licencií vedie k:
-
Nižším mesačným výdavkom.
-
Menej zbytočných licencií a chaosu.
-
Jednotnému IT prostrediu a menším problémom s kompatibilitou.
-
Pripravenosti na audit a lepšej kontrole nákladov.
Príklady z praxe ukazujú, že prechod z predplatného Microsoft 365 na druhotný Office 2021 môže ušetriť firmám desiatky tisíc eur za niekoľko rokov. Účtovnícka kancelária B prešla z OEM na Retail verziu Windows a zabránila strate licencií pri aktualizáciách zariadení. Stredná škola C ušetrila 65 % ročne nákupom 50 druhotných licencií Office 2019 Standard namiesto predplatného M365.
5 tipov, ako ušetriť na softvérových licenciách
-
Vytvorte softvérový register a evidenciu všetkých licencií.
-
Zvážte prechod z predplatného na trvalé licencie.
-
Využívajte legálne druhotné licencie so všetkou dokumentáciou.
-
Štandardizujte verzie softvéru v celej firme.
-
Pravidelne kontrolujte predplatné a zrušte nepoužívané licencie.
Záver
Optimalizácia softvérových licencií nie je len o šetrení peňazí. Ide o vytvorenie prehľadného, legálneho a efektívneho IT prostredia, ktoré minimalizuje náklady, zvyšuje bezpečnosť a zjednodušuje správu softvéru. Správnym nastavením licencií môže každá firma ušetriť tisíce eur ročne a zabezpečiť hladký chod svojich IT systémov bez komplikácií.
Potrebujete poradiť s výberom softvéru alebo máte otázky ohľadom aktivácie?
Kontaktujte nás, radi vám pomôžeme.
Pozrite si našu ponuku druhotných licencií a ušetrite až 80 % bez kompromisov.
Súvisiace články
- Základný softvér pre novú firmu - Čo potrebujete hneď od začiatku?
- Ako vybrať bezpečnostný softvér pre firmu?
- Najlepší softvér pre malé firmy - Windows, Office a bezpečnostné riešenia, ktoré sa oplatia