Základný softvér pre novú firmu - Čo potrebujete hneď od začiatku?

Začiatok podnikania je obdobím plným rozhodnutí, ktoré majú dlhodobý vplyv na fungovanie firmy. Mnohí začínajúci podnikatelia venujú veľkú pozornosť názvu firmy, logu, webovej stránke či marketingu, no výber základného softvéru pre novú firmu často podceňujú. Práve softvérové vybavenie pritom rozhoduje o tom, ako efektívne budete pracovať, ako bezpečne budete spracúvať dáta a či budete mať istotu, že všetko robíte legálne a v súlade s predpismi.

Správne zvolený softvér od prvého dňa podnikania šetrí čas, znižuje stres, eliminuje zbytočné chyby a pomáha udržať náklady pod kontrolou. Naopak, zlé rozhodnutia v úvode môžu viesť k neskorším migráciám, duplicitným nákupom licencií alebo problémom pri kontrole zo strany úradov či softvérových výrobcov.

V tomto článku nájdete komplexný a praktický prehľad základného softvéru pre novú firmu, ktorý by nemal chýbať v žiadnej s.r.o. ani živnosti, bez ohľadu na odvetvie.

Prečo je výber softvéru na začiatku podnikania taký dôležitý

Nová firma zvyčajne pracuje s obmedzeným rozpočtom. Každé euro má svoje miesto a každá zbytočná licencia znamená zbytočný výdavok. Zároveň však platí, že šetrenie na nesprávnych miestach sa môže veľmi rýchlo vypomstiť. Nelegálny softvér, chýbajúce zabezpečenie alebo neprehľadné účtovníctvo sú riziká, ktoré môžu firmu stáť násobne viac než počiatočná investícia do správnych riešení.

Základný softvér pre firmu by mal tvoriť pevný a spoľahlivý základ, na ktorom môžete ďalej stavať. Ideálne je, ak je škálovateľný, teda pripravený rásť spolu s vaším podnikaním.

Kancelársky balík ako absolútny základ podnikania

Bez kancelárskeho softvéru sa nezaobíde žiadna firma

Nezáleží na tom, či poskytujete služby, prevádzkujete e-shop alebo vyrábate produkty. Kancelársky softvér pre firmu je nevyhnutný na každodennú administratívu, komunikáciu, tvorbu zmlúv, cenových ponúk, faktúr či prezentácií. Práve v tejto oblasti sa najčastejšie rozhoduje medzi trvalou licenciou a predplatným.

Pre nové firmy je mimoriadne populárny Microsoft Office 2021 Home & Business, ktorý obsahuje Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Ide o jednorazovú licenciu, ktorá sa platí raz a následne ju môžete používať bez mesačných poplatkov. Tento model je ideálny pre podnikateľov, ktorí chcú mať náklady pod kontrolou a nepotrebujú rozsiahlu cloudovú spoluprácu.

Alternatívou je Microsoft 365 Business Standard, ktorý okrem klasických aplikácií ponúka aj cloudové služby, firemné e-maily, OneDrive a Teams. Tento model je vhodný pre firmy, ktoré plánujú tímovú spoluprácu alebo prácu na diaľku.

Veľmi dôležitou možnosťou pre začínajúcich podnikateľov sú druhotné Office licencie, ktoré ponúkajú rovnakú funkčnosť ako nové licencie, no za výrazne nižšiu cenu. Práve v úvodnej fáze podnikania dokážu ušetriť stovky eur bez kompromisov v oblasti legálnosti.

Softvér na fakturáciu a účtovníctvo ako základ finančného poriadku

Prehľadné financie od prvého dňa

Aj tá najmenšia firma musí riešiť fakturáciu, evidenciu príjmov a výdavkov a komunikáciu s účtovníkom. Kvalitný účtovný softvér pre novú firmu vám pomôže vyhnúť sa chybám, oneskoreniam a zbytočnému stresu pri daňových povinnostiach.

Na slovenskom trhu patria medzi overené riešenia programy ako iKROS, POHODA alebo Money S3. Tieto nástroje umožňujú vystavovanie faktúr, sledovanie DPH, prehľad o hospodárení a jednoduchý export dát pre účtovníka. Pre začínajúcich podnikateľov je dôležité, že väčšina z nich ponúka základné verzie, ktoré sa dajú neskôr rozšíriť podľa rastu firmy.

Bezpečnostný softvér ako ochrana dát a dôveryhodnosti

Kybernetická bezpečnosť nie je luxus

Mnohé nové firmy robia chybu v tom, že bezpečnosť odsúvajú na vedľajšiu koľaj. Pravdou však je, že malé firmy sú častým cieľom kybernetických útokov, pretože majú slabšie zabezpečenie. Únik dát, zašifrované súbory alebo napadnutý e-mail môžu spôsobiť nielen finančné škody, ale aj stratu dôvery zákazníkov.

Základom je firemný antivírus s ochranou pred ransomvérom, phishingom a sieťovými útokmi. Medzi overené riešenia patrí ESET, Bitdefender alebo Kaspersky, ktoré ponúkajú riešenia šité na mieru firmám.

Minimálnym štandardom by mala byť kombinácia antivírusu, firewallu a ochrany e-mailovej komunikácie. Už v úvode podnikania sa oplatí zvoliť riešenie, ktoré umožňuje jednoduchú správu a prípadné rozšírenie.

Operačný systém ako technický základ firmy

Legálny Windows je nevyhnutnosť

Každý firemný počítač musí bežať na legálnom operačnom systéme. Pre podnikanie sú najvhodnejšie edície Windows 10 Pro alebo Windows 11 Pro, ktoré ponúkajú funkcie určené pre firmy, ako je vzdialená plocha, šifrovanie disku BitLocker či lepšia správa zariadení.

Podnikatelia si môžu vybrať medzi OEM licenciou viazanou na konkrétny hardvér alebo prenosnou Retail, respektíve druhotnou licenciou. Práve druhotné licencie Windows sú veľmi populárne medzi novými firmami, pretože ponúkajú legálne riešenie za nižšiu cenu.

Cloudové úložisko a zálohovanie ako poistka proti strate dát

Dáta musia byť chránené a dostupné

Aj jedno zlyhanie disku môže znamenať stratu dôležitých dokumentov. Preto by mala mať každá nová firma vyriešené zálohovanie dát a bezpečné ukladanie súborov. Cloudové služby umožňujú prístup k dokumentom z rôznych zariadení a zároveň chránia dáta pred fyzickým poškodením počítača.

Medzi najpoužívanejšie riešenia patrí OneDrive for Business, Google Drive alebo Dropbox Business. Pre firmy, ktoré už používajú Microsoft 365, je OneDrive prirodzenou voľbou.

Komunikačné a kolaboračné nástroje pre každodennú spoluprácu

Efektívna komunikácia šetrí čas

Ak v novej firme pracuje viac ľudí alebo spolupracujete s externistami, bez spoľahlivej komunikácie sa nezaobídete. Nástroje ako Microsoft Teams, Slack či Zoom umožňujú rýchlu výmenu informácií, online porady a zdieľanie dokumentov.

Výhodou Teams je jeho prepojenie s Office aplikáciami, kalendárom a e-mailom, čo z neho robí komplexný nástroj pre každodennú prácu.

Softvér podľa odvetvia a zamerania firmy

Nie každá firma potrebuje rovnaké nástroje. Grafici a marketéri siahnu po Adobe Creative Cloud, obchodníci po CRM systémoch a e-shopy po platformách na správu predaja. Dôležité je vyberať len to, čo reálne využijete, a nenechať sa zlákať zbytočne komplexnými riešeniami.

Záver: Správny softvér je základ úspešného štartu

Začiatok podnikania je ideálny čas na to, aby ste si nastavili funkčný, legálny a bezpečný softvérový základ. Kombinácia trvalých a druhotných licencií, kvalitného zabezpečenia a rozumného využívania cloudu umožňuje novej firme fungovať efektívne bez zbytočných nákladov.

Prezrite si našu ponuku alebo nás kontaktujte. Radi vám pomôžeme vybrať základný softvér pre novú firmu, ktorý bude presne zodpovedať vašim potrebám a rozpočtu.