Licenčný manažment - Ako evidovať a kontrolovať softvér vo firme

Správa firemných softvérových licencií sa môže zdať ako vedľajšia administratívna činnosť – až do momentu, kedy vašu firmu navštívi softvérový audit.

Licenčný manažment (SAM – Software Asset Management) je kľúčový pre každú organizáciu, ktorá používa viac ako zopár počítačov. Nejde len o dodržiavanie pravidiel, ale najmä o prevenciu zbytočných výdavkov, právnych problémov a výpadkov vo firemnej prevádzke.

V tomto článku sa pozrieme na:

čo je licenčný manažment a prečo ho potrebujete,
ako evidovať softvér vo firme krok za krokom,
aké nástroje vám zjednodušia správu,
najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť.

✅ Čo je licenčný manažment?

Licenčný manažment (SAM) je proces plánovania, evidencie, kontroly a optimalizácie používania softvérových licencií v rámci organizácie. Jeho cieľom je:

zabezpečiť, že firma používa iba legálny softvér,
optimalizovať počet zakúpených licencií,
byť pripravený na softvérový audit,
znížiť náklady na IT bez straty funkčnosti.

💡 Firmy, ktoré majú zavedený licenčný manažment, majú nižšie riziko pokút, lepší prehľad o svojom IT majetku a efektívnejšie IT oddelenie.

📋 Ako správne evidovať softvér vo firme?

1. Vytvorte centrálny softvérový register

Založte si databázu alebo tabuľku, kde budete evidovať:

názov softvéru a jeho verziu,
typ licencie (OEM, Retail, Volume, Subscription, druhotná),
počet zakúpených licencií,
dátum nákupu a expirácie (pri predplatnom),
číslo faktúry / licenčné vyhlásenie,
zariadenie, na ktorom je softvér nainštalovaný.

📝 Môžete použiť jednoduchý Excel, Google Sheet alebo špecializovaný nástroj (pozri nižšie).

2. Zber údajov o nainštalovanom softvéri

Zmapujte všetky zariadenia v sieti:

počítače (notebooky, desktopy),
servery,
virtuálne stroje.

Zistite:

aký softvér je nainštalovaný,
koľko inštalácií sa nachádza v systéme,
či počet inštalácií zodpovedá počtu licencií.

✅ Nástroje ako ESET PROTECT, PDQ Inventory alebo Microsoft Intune umožňujú túto inventarizáciu automatizovať.

3. Skontrolujte zhodu s licenčnými podmienkami

Každý softvér má iné licenčné pravidlá:

OEM – viazaná na hardvér, nie je prenosná
Retail – prenosná medzi zariadeniami
Volume – ideálna pre väčší počet zariadení, so správou
Predplatné – závislé od aktívneho účtu
Druhotná licencia – legálna v EÚ, ak je dodaná s dokumentáciou

❗ Príklad porušenia: Ak používate Office Home & Student vo firme, porušujete licenčné podmienky – aj keď bol softvér riadne aktivovaný.

4. Evidujte dokumentáciu a faktúry

Každá licencia by mala byť podložená:

faktúrou (s jasným popisom softvéru),
licenčným vyhlásením (pri druhotných licenciách),
potvrdením o nákupe (pri predplatných),
aktivačným kľúčom alebo digitálnym kontom.

💡 Odporúča sa vytvoriť digitálny archív všetkých licencií a faktúr – ideálne na zabezpečenom cloudovom úložisku.

5. Pravidelne aktualizujte zoznam

Odporúča sa raz za kvartál skontrolovať:

nové inštalácie,
zmeny zariadení (napr. výmena PC),
počet aktívnych licencií vs. počet zariadení.

➡️ Pri každej zmene (nový zamestnanec, nový PC, výmena licencií) aktualizujte register.

🛠️ Nástroje na licenčný manažment

✅ ESET PROTECT Cloud

Bezpečnostný nástroj s funkciou inventarizácie softvéru
Upozornenia na neautorizované aplikácie
Centrálna správa všetkých zariadení

✅ Microsoft Intune

Riadenie zariadení a softvéru z cloudu
Prepojenie s Microsoft 365 a Azure AD
Možnosť vzdialenej inštalácie a aktualizácií

✅ PDQ Inventory + PDQ Deploy

Rýchla inventarizácia softvéru
Automatizované nasadenie a odinštalácia aplikácií
Lokálne riešenie vhodné pre Windows prostredie

✅ ManageEngine Endpoint Central

Komplexná správa softvérových aktív
Patch management, deployment, compliance

📌 Kľúčové slová: nástroje na správu licencií, automatizácia licenčného manažmentu, ESET PROTECT pre firmy

❌ Najčastejšie chyby v licenčnom manažmente

1. ❌ Nákup lacných licencií z pochybných zdrojov

Bez faktúry, bez dokumentácie = neauditovateľné

2. ❌ Zdieľanie jednej licencie medzi viaceré zariadenia

Najmä pri Office alebo Adobe produktoch – licenčné porušenie

3. ❌ Chýbajúca evidencia alebo neaktuálne údaje

V prípade auditu nemáte ako preukázať legálnosť

4. ❌ Ignorovanie konca platnosti predplatného

Predplatné skončí, softvér prestane fungovať = výpadok práce

🧠 Tipy pre správny licenčný manažment

✔️ Priraďujte licencie konkrétnym zamestnancom alebo zariadeniam
✔️ Používajte štandardizovaný softvér naprieč firmou
✔️ Zvážte druhotné licencie – legálne, lacné a auditovateľné
✔️ Majte jedného zodpovedného správcu licenčného systému
✔️ Raz ročne vykonajte interný licenčný audit

💬 Reálne skúsenosti firiem

🔹 Spoločnosť A mala zmätok v licenčných typoch – po zavedení softvérového registra v Google Sheets a inventarizácii cez ESET PROTECT získala plnú kontrolu nad 50 PC.

🔹 IT firma B využíva Microsoft Intune pre správu všetkých zariadení, vrátane licenčných pravidiel – výsledok: 0 problémov pri audite Microsoftu.

🔹 Marketingové štúdio C prešlo na druhotné Office 2021 Pro Plus licencie a ušetrilo 60 % oproti novým, pričom má dokumentáciu pre audit.