Ako neziskovka ušetrila 65 % na IT nákladoch vďaka výkupu softvérových licencií

V prostredí neziskových organizácií je každé ušetrené euro kritické. Efektívne riadenie IT rozpočtu umožňuje presmerovať financie tam, kde sú najviac potrebné, napríklad do vzdelávania, sociálnych projektov či rozvoja služieb. Práve optimalizácia IT nákladov, správna správa softvérových licencií a hľadanie legálnych alternatív zohrávajú v tomto sektore kľúčovú úlohu. V súčasnosti sa čoraz viac organizácií rozhoduje využiť druhotný softvér, ktorý ponúka výraznú úsporu bez kompromisov na kvalite, funkčnosti alebo legálnosti.

Slovenská nezisková organizácia, pôsobiaca v oblasti sociálnych a vzdelávacích služieb, čelila potrebe modernizovať softvér vo viacerých regionálnych centrách. V roku 2023 bolo nevyhnutné aktualizovať všetky počítače a zabezpečiť nové licencie pre Microsoft Office 2021, Windows 10 Pro a antivírusové riešenia ESET pre všetky pracoviská. Bežná cena nového softvéru by výrazne prekročila dostupný rozpočet, preto sa vedenie rozhodlo hľadať legálne a finančne výhodné alternatívy, ktoré by neohrozili chod organizácie ani jej dôveryhodnosť.

Riešenie pomocou druhotného softvéru

Organizácia zvolila kombinovaný prístup: využila druhotné licencie pre Office a Windows, výkup starších licencií a zvýhodnené antivírusové riešenie ESET. Tento model umožnil efektívne prepojiť úsporu financií s plnou funkčnosťou softvéru. Celý proces začal auditom aktuálnych licencií, počas ktorého odborníci zmapovali existujúci softvér, preverili jeho legálnosť a identifikovali možnosti recyklácie.

Audit a návrh licenčnej stratégie

Následne bola pripravená návrh optimálneho rozloženia licencií, zahŕňajúci presun legálnych druhotných licencií na nové zariadenia, ekologickú likvidáciu nepoužívaných licencií a dodanie nových digitálnych licencií so všetkou potrebnou dokumentáciou. Tento systematický prístup umožnil organizácii minimalizovať administratívnu záťaž a súčasne zabezpečiť, že softvér je plne legálny, auditovateľný a pripravený na okamžité použitie.

Výsledky implementácie legálneho softvéru

Výsledky hovorili jasnou rečou. Úspora oproti nákupu nových licencií presiahla 65 %, čo umožnilo presmerovať financie na ďalšie kritické projekty organizácie, ako je rozšírenie vzdelávacích programov a podpora cieľových skupín. Inštalácia prebehla hladko a všetky pracoviská boli vybavené novým softvérom do 48 hodín, bez výrazných výpadkov práce.

Dokumentácia a auditná istota

Každá licencia bola dodaná s faktúrou a kompletnou dokumentáciou, čím sa eliminovalo riziko problémov pri audite. Navyše bol zabezpečený ekologický prístup, keďže žiadne nevyužité licencie neostali nevyužité, čím sa predĺžila životnosť softvéru a znížil environmentálny dopad.

Riaditeľka organizácie ocenila, že výkup starých licencií a nákup recyklovaných produktov umožnil efektívne spravovať rozpočet a zabezpečiť funkčný a legálny softvér pre všetky pracoviská bez zbytočných komplikácií a nepredvídaných nákladov.

Prečo zvoliť druhotný softvér pre neziskové organizácie

Použitie druhotného softvéru prináša viacero významných výhod. Predovšetkým umožňuje výraznú finančnú úsporu, často 50 až 80 % oproti nákupu nových licencií, bez straty funkčnosti alebo stability. Zároveň ide o ekologicky udržateľné riešenie, ktoré predlžuje životnosť softvéru a znižuje množstvo elektronického odpadu.

Právna istota a legálnosť

Z právneho hľadiska je použitie druhotného softvéru úplne bezpečné a legálne. Podľa rozhodnutia Súdneho dvora EÚ (C-128/11) je možné predávať a opätovne používať softvérové licencie bez obmedzenia funkčnosti. Organizácie tak získavajú legálny, auditovateľný softvér, ktorý je možné rýchlo nasadiť a ku ktorému je dostupná technická podpora.

Praktické a udržateľné riešenie pre neziskovky a školy

Prípad tejto slovenskej neziskovej organizácie dokazuje, že recyklované softvérové licencie sú efektívne a praktické riešenie. Pre neziskové organizácie, školy či malé firmy je to ideálna cesta, ako optimalizovať rozpočet, zabezpečiť plnú legálnosť softvéru a zároveň získať spoľahlivé IT riešenie pripravené na okamžité nasadenie.

Flexibilita a jednoduchá správa

Druhotné licencie umožňujú flexibilitu pri správe zariadení, jednoduchú aktualizáciu softvéru a rýchlu inštaláciu na viac pracovísk. Zároveň uľahčujú vedenie evidencie licencií, čo je kľúčové pre audit a kontrolu rozpočtu, najmä pri väčšom počte zariadení.

Efektívna správa licencií a IT infraštruktúry

Pri práci s viacerými pracoviskami a zariadeniami je dôležité viesť prehľadnú evidenciu všetkých licencií. Zaznamenávajú sa údaje ako názov softvéru, typ licencie, dátum nákupu, vlastnícke doklady a miesta inštalácie. Takýto systém umožňuje rýchlu identifikáciu nevyužitých licencií, optimalizáciu rozdelenia softvéru medzi pracoviská a jednoduchšiu prípravu na audit. Správna správa licencií znižuje administratívnu záťaž a predchádza riziku nelegálneho používania softvéru.

Bezpečnosť a kompatibilita softvéru

Pri implementácii druhotného softvéru je nevyhnutné overiť kompatibilitu s existujúcou IT infraštruktúrou. To zahŕňa kontrolu systémových požiadaviek, funkčnosť s antivírusovými riešeniami, zálohovacími systémami a sieťovou konfiguráciou. Okrem toho je dôležité zabezpečiť, aby všetok softvér bol aktuálny a pravidelne aktualizovaný, čím sa minimalizuje riziko bezpečnostných incidentov a zaisťuje stabilný a bezpečný chod pracovísk.

Dlhodobé výhody druhotného softvéru

Okrem okamžitej finančnej úspory prináša druhotný softvér aj dlhodobé výhody. Organizácie získavajú flexibilitu pri plánovaní rozpočtu, možnosť rýchlo rozšíriť alebo presunúť softvér medzi zariadeniami a výrazne znížiť environmentálnu záťaž. Takýto prístup podporuje udržateľnosť, pretože predlžuje životný cyklus softvéru a znižuje množstvo elektronického odpadu. Dlhodobé používanie legálneho druhotného softvéru zvyšuje efektivitu IT tímov a poskytuje stabilnú platformu pre všetky pracoviská.

Záver

Druhotný softvér je praktické, ekonomické a legálne riešenie pre neziskové organizácie, školy a malé firmy. Tento prístup umožňuje ušetriť značnú časť rozpočtu, zabezpečiť plne funkčný a auditovateľný softvér a zároveň prispieť k ekologickej udržateľnosti.

Prípad slovenskej neziskovej organizácie dokazuje, že kombinácia druhotných licencií, výkupu starého softvéru a systematickej správy IT je efektívny spôsob, ako optimalizovať IT rozpočet, zlepšiť správu zariadení a poskytnúť bezpečný a spoľahlivý softvér pre všetky pracoviská.

Chcete zistiť, koľko môžete ušetriť? Kontaktujte nás, radi vám pripravíme nezáväzný návrh optimalizácie. Prezrite si našu aktuálnu ponuku recyklovaného softvéru a inšpirujte sa ďalšími prípadovými štúdiami.