Nelegálny softvér predstavuje pre mnohé firmy tiché, no veľmi vážne riziko. Vo väčšine prípadov nejde o vedomé porušovanie zákona, ale o kombináciu nevedomosti, dlhodobo zanedbanej evidencie a snahy šetriť náklady. Práve tieto faktory spôsobujú, že sa vo firmách postupne hromadí softvér s nejasným pôvodom, neplatnými licenciami alebo nesprávnym typom licencie.
V tomto rozhovore prinášame skúsenosť IT manažéra stredne veľkej logistickej firmy, ktorý sa po nástupe do novej pozície rozhodol urobiť vnútorný softvérový audit. Jeho výsledky odhalili rozsiahle licenčné nedostatky. Napriek tomu sa podarilo celú situáciu vyriešiť legálne, rýchlo a s výraznou finančnou úsporou, a to vďaka správne zvolenému postupu a využitiu druhotného softvéru.
Nelegálny softvér ako skrytý problém firemných IT systémov
Prvé signály, že niečo nie je v poriadku
„Keď som nastúpil do firmy, veľmi rýchlo som zistil, že centrálna evidencia softvéru prakticky neexistuje,“ opisuje IT manažér situáciu, ktorú zdedil po predchodcoch. „Každý počítač mal trochu iné nastavenie, iné verzie Office a pri viacerých inštaláciách nebolo jasné, na základe akej licencie sú aktivované.“
Podľa jeho slov sa ukázalo, že problém nevznikol naraz, ale postupne, počas rokov. Noví zamestnanci, výmeny počítačov, rýchle riešenia bez dokumentácie a aktivácie riešené „dočasne“ viedli k stavu, ktorý bol z pohľadu auditu neudržateľný. „Pri internom preverovaní sme zistili, že chýbajú faktúry, niektoré licencie nebolo možné spätne dohľadať a časť softvéru bola aktivovaná generickými kľúčmi.“
Prvé kroky po zistení licenčného rizika
Zavedenie poriadku a komunikácia s vedením
„Prvým krokom bolo priznať si realitu,“ vysvetľuje IT manažér. „Namiesto hľadania vinníka som sa sústredil na zmapovanie skutočného stavu softvéru.“ Vytvoril základný register používaných programov, ku ktorým sa snažil dohľadať dostupnú dokumentáciu.
Veľmi dôležitým momentom bola komunikácia s vedením firmy. „Vysvetlil som im, že nelegálny softvér nie je len právne riziko, ale aj bezpečnostný problém. Bez pravidelných aktualizácií a jasného pôvodu licencie sa firma vystavuje zbytočnému riziku.“ Vedenie dalo súhlas na nápravu, no s jasnou podmienkou - riešenie musí byť finančne rozumné.
Objavenie druhotných softvérových licencií
Skepsa, ktorú nahradili fakty
„Priznám sa, že pojem druhotný softvér som spočiatku vnímal s nedôverou,“ hovorí manažér otvorene. „Mal som obavy, či ide o legálne riešenie a či nebude problém pri prípadnom audite.“
Zlom nastal po konzultácii s odborníkmi a po dôkladnom naštudovaní rozhodnutia Súdneho dvora EÚ C-128/11, ktoré jasne definuje legálnosť ďalšieho predaja trvalých softvérových licencií v rámci Európskej únie. „V momente, keď som pochopil, že licencia je majetkové právo, ktoré je možné legálne previesť, dávalo to celé zmysel.“
Praktická realizácia nákupu a nasadenia
Rýchlosť, dokumentácia a kontrola
Firma sa rozhodla pre nákup Windows 10 Pro a Office 2019 Professional Plus formou druhotných licencií. „Celý proces bol prekvapivo jednoduchý,“ opisuje manažér. „Licencie sme dostali digitálne, spolu s faktúrou, certifikátom pôvodu a jasným aktivačným postupom.“
Súčasťou riešenia bolo aj zabezpečenie firemnej siete pomocou ESET Smart Security Premium, čím firma vyriešila nielen licenčný problém, ale aj bezpečnostnú stránku IT infraštruktúry. Nasadenie prebehlo v priebehu niekoľkých dní bez prerušenia prevádzky.
Výsledky, ktoré presvedčili aj skeptikov
Úspora, istota a pripravenosť na audit
„V konečnom dôsledku sme ušetrili viac než 60 % nákladov v porovnaní s nákupom nových retail licencií,“ hodnotí výsledok IT manažér. Ešte dôležitejšia bola však právna istota. Firma má dnes prehľadný register softvéru, archivovanú dokumentáciu a nastavený pravidelný interný kontrolný mechanizmus.
„Dnes vieme, že ak by prišiel audit, sme pripravení. A to je pre vedenie firmy často dôležitejšie než samotná úspora.“
Odporúčanie pre firmy, ktoré problém odkladajú
Prečo sa neoplatí čakať
„Najväčšia chyba je tváriť sa, že problém neexistuje,“ upozorňuje manažér. „Veľa firiem si neuvedomuje, že OEM licencie nie sú prenosné, že staré aktivácie nemusia obstáť pri kontrole a že nezdokumentovaný softvér je vždy riziko.“
Podľa jeho skúsenosti sú druhotné softvérové licencie ideálnym riešením pre firmy, ktoré chcú zostať legálne, no zároveň nechcú platiť za funkcie, ktoré reálne nevyužívajú. Kľúčové je však vybrať si overeného dodávateľa, ktorý poskytne kompletnú dokumentáciu a odbornú podporu.