Audit softvérových licencií – na čo si dať pozor

Používanie nelegálneho alebo zle zdokumentovaného softvéru môže pre firmu, školu alebo organizáciu znamenať vážne právne a finančné riziká. Mnohé firmy netušia, že niektoré ich licencie nie sú úplne v poriadku – až do momentu, keď dostanú výzvu na softvérový audit.

V tomto článku sa dozviete:

čo je audit softvérových licencií,
ako prebieha kontrola a kto ju vykonáva,
na čo si dať pozor ešte pred auditom,
a ako si pripraviť firmu tak, aby ste prešli bez stresu a sankcií.

✅ Čo je audit softvérových licencií?

Softvérový audit je proces, pri ktorom sa overuje, či používaný softvér vo firme alebo inštitúcii:

má platnú a legálnu licenciu,
je nainštalovaný v súlade s licenčnými podmienkami,
je správne zdokumentovaný a evidovaný.

Audit môže vykonať:

výrobca softvéru (napr. Microsoft),
združenie BSA – The Software Alliance,
interný IT tím alebo externý konzultant na základe rozhodnutia vedenia firmy.

⚠️ Kedy hrozí audit?

Audit môže nastať kedykoľvek, no najčastejšie:

📩 po anonýmnom podnete (od zamestnanca alebo konkurencie),
🕵️‍♂️ pri náhodnej kontrole od BSA alebo Microsoftu,
📉 keď firma rastie alebo mení licenčný model (napr. z OEM na Volume),
📥 po zakúpení softvéru z pochybných zdrojov.

💡 Dôležité: Čo sa pri audite kontroluje?

Zoznam všetkých nainštalovaných softvérov
Typy licencií (OEM, Retail, Volume, predplatné, druhotné)
Faktúry a licenčné vyhlásenia
Počet licencií vs. počet inštalácií
Kompatibilita s licenčnými podmienkami (napr. Office Home v komerčnom prostredí = porušenie)

📌 Aj malá nezrovnalosť môže byť považovaná za porušenie licencie.

❌ Najčastejšie chyby, ktoré odhalí audit softvérových licencií

1. ❌ Chýbajúce alebo neplatné faktúry

Softvér je nainštalovaný, ale chýba dôkaz o kúpe.
Generické licencie bez preukázateľného pôvodu.

2. ❌ Používanie domácich edícií vo firme

Office Home & Student v kancelárii = porušenie licencie.

3. ❌ Neprenosná OEM licencia na novom zariadení

OEM licencia je viazaná na pôvodný hardvér – nie je možné ju preniesť.

4. ❌ Viac inštalácií než zakúpených licencií

Napr. jedna licencia Office nainštalovaná na 3 PC.

5. ❌ Zlý výber dodávateľa

Nákup od pochybných e-shopov bez dokumentácie alebo podpory.

🧾 Ako si pripraviť firmu na audit?

1. Zmapujte aktuálny stav

Vytvorte softvérový register, ktorý bude obsahovať:

názvy a verzie softvéru,
typ licencie (OEM, Retail, Volume, druhotná),
dátum nákupu,
faktúru alebo iný doklad.

2. Overte počet a typ licencií

Máte nainštalovaný Office 2019 na 10 PC, ale len 5 licencií? ➡️ problém.
Používate Windows Home v podnikateľskom prostredí? ➡️ problém.

3. Skontrolujte dokumentáciu

Zabezpečte, že k každej licencii máte:

faktúru,
licenčné vyhlásenie (pri druhotných licenciách),
sériové číslo alebo aktiváciu viazanú na účet.

4. Zvoľte správne licencie pre dané použitie

Retail a Volume licencie sú prenosné – vhodné pre firmy.
OEM licencie nie sú prenosné – vhodné len pre nové zariadenia.
Office Home & Business je vhodný pre komerčné použitie, Home & Student nie.

♻️ Môžu byť druhotné licencie auditované?

Áno – a sú plne legálne v EÚ, ak spĺňajú tieto podmienky:

boli zakúpené v rámci EHP (Európskeho hospodárskeho priestoru),
sú riadne deaktivované u predchádzajúceho vlastníka,
dodávateľ poskytol faktúru a vyhlásenie o pôvode.

📌 Rozsudok Súdneho dvora EÚ (C-128/11) potvrdzuje, že predaj a použitie použitých licencií je legálny.

💡 Druhotné licencie sú často auditované bez problémov – ak máte všetky dokumenty v poriadku.

🛡️ Ako prebieha samotný audit?

Výzva od výrobcu softvéru alebo BSA
Žiadosť o poskytnutie zoznamu softvéru a dokladov
Analýza zhody – počet licencií vs. inštalácie
Vyhodnotenie a prípadné odporúčania alebo sankcie

➡️ Pri zistení porušenia môže dôjsť ku:

finančnej pokute (často násobne vyššej ako hodnota softvéru),
požiadavke na odstránenie nelegálnych inštalácií,
poškodeniu reputácie firmy.

💰 Čo môže firma získať správnym licencovaním?

✅ Kľud pri audite – všetko je zdokladované a preukázateľné.
✅ Efektivitu správy softvéru – prehľad, aktualizácie, jednoduchšie riešenie problémov.
✅ Možnosť využitia výhodných ponúk – napr. druhotné alebo objemové licencie.
✅ Zníženie rizika GDPR porušení – najmä ak sú licencie spojené s bezpečnostnými prvkami.

🧠 Tip: Preventívny audit = menej stresu

Odporúčame vykonať interný audit softvérových licencií raz ročne, ideálne:

pred veľkými zmenami vo firme (napr. migrácia na cloud),
pri výmene zariadení,
pri sťahovaní alebo reorganizácii IT oddelenia.

💬 Príklady z praxe

🔹 Firma A bola upozornená BSA na možné porušenie. Po kontrole sa ukázalo, že používala 7 nelegálnych inštalácií Office. Pokuta: 2 800 € + nutnosť dokúpiť 7 licencií.

🔹 IT správca v SOŠ zistil pri internom audite, že 15 počítačov používa OEM Windows z predošlého hardvéru. Riešenie: výhodný nákup druhotných Windows 10 Pro licencií – legálne a auditovateľné.

🔹 Účtovná firma C mala zmätok v licenčných typoch (mix Home & Business, OEM, Volume). Prešla na jednotný systém s Office 2021 Pro Plus (druhotne). Výsledok: 50 % úspora a poriadok v evidencii.

✅ Zhrnutie: Ako prejsť auditom bez stresu

✔️ Evidujte všetky licencie s dokladmi
✔️ Overte si legálnosť a typ každého softvéru
✔️ Zvoľte správne licencie (Retail, Volume, prípadne druhotné)
✔️ Vyhnite sa pochybným dodávateľom
✔️ Pravidelne si robte interný audit
✔️ Pri pochybnostiach kontaktujte odborníka

❓ Potrebujete poradiť s výberom softvéru alebo máte otázky ohľadom aktivácie?
Kontaktujte nás – radi vám pomôžeme.

👉 Pozrite si našu ponuku druhotných licencií a ušetrite až 80 % bez kompromisov.

📚 Súvisiace články

🔎 Mohlo by vás tiež zaujímať