Legálnosť používaného softvéru patrí medzi oblasti, ktoré malé a stredné firmy často riešia až v momente, keď nastane problém. Softvérový audit býva pre mnohých podnikateľov stresujúcou skúsenosťou, najmä ak licencie neboli v minulosti systematicky evidované. Tento článok prináša reálnu prípadovú štúdiu firmy, ktorá audit zvládla bez sankcií, výpadkov práce a zbytočných komplikácií.
Kontext softvérového auditu v malých firmách
Prečo audity vznikajú a koho sa týkajú
Softvérové audity sa netýkajú len veľkých korporácií. Kontrolné mechanizmy sa čoraz častejšie zameriavajú aj na menšie spoločnosti, ktoré používajú licencovaný softvér v rámci každodennej prevádzky. Audit môže prísť neohlásene alebo s krátkym časovým predstihom a jeho cieľom je overiť legálnosť softvérových licencií.
Najčastejšie riziká pri kontrole
Problémom nebýva úmyselné porušovanie pravidiel, ale skôr chýbajúce doklady, neprehľadná evidencia a softvér zakúpený z rôznych zdrojov. Funkčný softvér bez dokumentácie je z pohľadu auditu rovnakým rizikom ako nelegálna licencia.
Profil firmy, ktorá čelila auditu
Základné informácie o spoločnosti
Išlo o lokálnu obchodno-servisnú firmu s 12 zamestnancami, ktorá prevádzkuje regionálne zastúpenie známej značky. Spoločnosť funguje stabilne, má dlhodobých klientov a jej práca je závislá od bezproblémového fungovania IT vybavenia.
Používané softvérové riešenia
Firma pracovala približne s desiatimi počítačmi s operačným systémom Windows 10 Pro, využívala Microsoft Office 2019 Home & Business a mala nasadené centrálne antivírusové riešenie. Na prvý pohľad bolo všetko v poriadku, no problém sa ukázal až pri kontrole dokumentácie.
Problém odhalený pri internej kontrole
Neúplná dokumentácia k licenciám
Po oznámení auditu firma začala preverovať licenčné podklady. Zistilo sa, že k viacerým licenciám chýbali faktúry alebo jasné preukázanie pôvodu. Niektoré licencie boli zakúpené dávnejšie a dokumenty sa medzičasom stratili.
Expirované bezpečnostné riešenie
Ďalším rizikom bolo antivírusové riešenie, ktorého licencia bola niekoľko mesiacov po platnosti. Aj keď softvér stále fungoval, z pohľadu auditu išlo o vážny nedostatok.
Časový tlak pred auditom
Do samotnej kontroly zostávalo len desať pracovných dní. Firma potrebovala rýchlo zabezpečiť legálne, auditovateľné riešenie bez toho, aby musela odstaviť pracovné stanice alebo obmedziť zamestnancov.
Zvolené riešenie a jeho princíp
Prechod na recyklovaný softvér
Po konzultácii s odborníkmi bolo zvolené riešenie postavené na recyklovanom softvéri s kompletnou dokumentáciou. Tento prístup umožnil zachovať rovnaké verzie softvéru a zároveň odstrániť všetky licenčné riziká.
Konkrétne doplnené licencie
Firma doplnila druhotné licencie Windows 10 Pro pre zariadenia bez preukázateľného pôvodu a recyklované licencie Office 2019 Home & Business. Bezpečnosť bola vyriešená nasadením platnej licencie ESET pre všetkých používateľov.
Dokumentácia pripravená na audit
Každá licencia bola dodaná s faktúrou, licenčným vyhlásením a certifikátom pôvodu, čo je presne to, čo kontrolné orgány vyžadujú pri overovaní legálnosti softvéru.
Nasadenie softvéru bez narušenia prevádzky
Rýchlosť dodania a technická podpora
Licencie boli doručené digitálne do 30 minút od objednávky. Technická podpora pomohla s kontrolou aktivácií a zabezpečila, že všetky zariadenia spĺňali licenčné podmienky.
Zachovanie plynulosti práce
Nasadenie prebehlo bez výpadkov. Zamestnanci mohli pokračovať v práci a vedenie firmy sa sústredilo na prípravu podkladov pre audit, nie na riešenie technických problémov.
Priebeh auditu a jeho výsledok
Overenie licencií kontrolným orgánom
Počas auditu boli predložené všetky požadované dokumenty. Právny zástupca kontrolujúcej strany potvrdil, že licencie sú legálne a v súlade s licenčnými podmienkami.
Vyhnutie sa sankciám a pokutám
Firma sa vyhla pokute približne 2 000€, nemusela odstrániť žiadny softvér a nedošlo ani k prerušeniu prevádzky.
Spätná väzba vedenia firmy
Konateľ spoločnosti ocenil najmä rýchlosť riešenia a prehľadnosť dokumentácie. Softvér bol dodaný legálne, auditovateľne a za výrazne nižšiu cenu, než by stál nákup nových licencií.
Poučenie z prípadovej štúdie
Čo by si mali firmy uvedomiť
Mať softvér neznamená len mať aktivačný kľúč. Bez dôkazu o pôvode je každá licencia potenciálnym rizikom. Recyklovaný softvér pritom dokáže splniť všetky auditné požiadavky a zároveň šetriť rozpočet.
Prevencia ako najlepšia stratégia
Pravidelný interný audit licencií a spolupráca s dôveryhodným dodávateľom dokáže firmám ušetriť peniaze, čas aj stres.