Ako zabezpečiť audit softvéru pri GDPR a ISO normách

Myslíte si, že mať „nejaký softvér“ vo firme stačí?
Nie, ak nechcete riskovať pokuty, právne problémy alebo poškodenie dôvery u klientov.
Správna správa softvéru, legálne licencie a pripravenosť na audit sú dnes základom každého zodpovedného podnikania.

V tomto článku sa pozrieme na to:

• čo znamená audit softvéru v kontexte GDPR a ISO 27001,

• ako sa naň pripraviť,

• a ako vám v tom môže pomôcť druhotný softvér a správna evidencia.

💡 Prečo je softvérový audit dôležitý?

Softvérový audit je proces, pri ktorom sa overuje:

• aký softvér máte nainštalovaný,

• či je legálne licencovaný,

• a či zodpovedá platným normám a reguláciám.

V súčasnosti je čoraz častejší v spojení s:

• GDPR (Nariadenie EÚ o ochrane osobných údajov),

• ISO 27001 (Systém riadenia informačnej bezpečnosti),

• kontrolami zo strany softvérových výrobcov (napr. Microsoft, Adobe).

👉 Ak nie ste pripravení, hrozí vám:

• ❌ pokuta za používanie nelegálneho softvéru,

• ❌ strata certifikácie ISO,

• ❌ reputačné škody pri porušení GDPR.

🧩 1. Softvér a GDPR – čo má spoločné?

Možno sa pýtate: „Čo má licencia Windowsu alebo Officeu s ochranou údajov?“
Odpoveď: veľa.

GDPR vyžaduje, aby organizácie:

• mali pod kontrolou všetky systémy, ktoré spracúvajú osobné údaje,

• zabezpečili, že softvér neohrozuje dôvernosť alebo integritu údajov,

• vedeli dokázať, že používajú legitímne a bezpečné IT nástroje.

Nelegálny alebo neauditovateľný softvér:

• ❌ nemusí mať aktualizácie a bezpečnostné záplaty,

• ❌ môže obsahovať neznámy kód alebo „cracky“,

• ❌ znemožňuje splniť požiadavky GDPR v článku 32 (bezpečnosť spracúvania údajov).

🛡️ 2. ISO 27001 a evidencia softvéru

Ak vaša firma chce alebo už má certifikáciu ISO/IEC 27001, musí mať:

• presný zoznam aktív (vrátane softvéru),

• dokumentáciu licenčných oprávnení,

• procesy na kontrolu softvérových zmien a interné audity.

Čo musíte mať pripravené:

• 📄 zoznam všetkých softvérov nainštalovaných na firemných zariadeniach,

• 📂 faktúry alebo licenčné vyhlásenia,

• ✅ dôkaz o legálnom pôvode (najmä pri druhotných licenciách),

• 🛠️ proces kontroly pri zmene hardvéru alebo reinstalácii.

💡 ISO audítori budú vyžadovať dôkaz o zhode so softvérovými požiadavkami – najmä pri systémoch, ktoré spracúvajú alebo uchovávajú osobné alebo firemné údaje.

📋 3. Ako pripraviť firmu na softvérový audit?

Krok 1: Zmapujte softvérové prostredie

• Spíšte všetky softvéry používané v organizácii (OS, Office, PDF editory, bezpečnostný softvér, špecializované nástroje...).

• Zaznamenajte verziu, typ licencie a zariadenie, kde je nainštalovaný.

Krok 2: Skontrolujte licencie

• Rozlíšte medzi OEM, Retail, Volume a Predplatným.

• Uložte všetky faktúry, kópie licencií a certifikáty.

• Pri druhotných licenciách žiadajte vždy licenčné vyhlásenie o pôvode.

Krok 3: Zaveďte softvérovú politiku

• Zakážte inštaláciu softvéru bez schválenia.

• Uveďte jasné pravidlá pre aktualizácie, obnovy, prenosy licencií.

Krok 4: Automatizujte sledovanie

Používajte softvér na správu licencií, ktorý:

• sleduje inštalácie v reálnom čase,

• upozorní na nelegálny alebo neautorizovaný softvér,

• umožňuje exportovať podklady pre audit.

♻️ 4. Môžem pri GDPR/ISO použiť druhotný softvér?

Áno. Druhotné licencie sú plne legálne, ak:

• sú pôvodne získané v EÚ (alebo EHP),

• sú trvalo deaktivované u pôvodného používateľa,

• sú sprevádzané faktúrou a vyhlásením o pôvode.

💡 V rozsudku C-128/11 Súdny dvor EÚ jasne potvrdil, že ďalší predaj použitého softvéru je legálny a že licencia sa spotrebúva pri prvom predaji – čiže užívateľ ju môže ďalej predať.

Výhody druhotného softvéru v súlade s GDPR/ISO:

• ✅ lacnejšie o 50–80 %

• ✅ auditovateľné pri správnej dokumentácii

• ✅ plná funkčnosť aj podpora

🧾 5. Príklady dokumentácie, ktorú potrebujete

Pre každý softvér vo vašej firme by ste mali mať:

🔍 6. Najčastejšie chyby pri softvérovom audite

❌ Chýbajúca dokumentácia k licencii
❌ Použitie nelegálneho alebo cracknutého softvéru
❌ Zmiešanie OEM a Retail licencií na viacerých zariadeniach
❌ Predplatné bez jasnej evidencie používateľov
❌ Softvér inštalovaný mimo rozsahu licencie

💡 TIP: Pred auditom si urobte vlastný interný „mini-audit“ s kontrolným zoznamom.

📊 7. Výhody správneho auditu softvéru

✔️ Zníženie rizika sankcií a právnych problémov
✔️ Vyššia dôveryhodnosť voči partnerom a zákazníkom
✔️ Jednoduchší ISO audit
✔️ Možnosť získať granty (napr. pri neziskovkách)
✔️ Úspora nákladov vďaka optimalizácii softvéru

🧠 Záver: Zodpovedná firma má softvér pod kontrolou

Ak chcete byť v súlade s GDPR, ISO a pripravení na audit:

• nepodceňujte licencovanie,

• evidujte všetko transparentne,

• využívajte aj cenovo výhodné, ale legálne riešenia ako druhotný softvér.

➡️ Softvér je aktívum – a správna správa aktív je základ každého moderného biznisu.

❓ Potrebujete poradiť s výberom softvéru alebo máte otázky ohľadom aktivácie?
Kontaktujte nás – radi vám pomôžeme.

👉 Pozrite si našu ponuku druhotných licencií a ušetrite až 80 % bez kompromisov.

📚 Súvisiace články

• Audit softvérových licencií – na čo si dať pozor

• Bezpečná správa licencií – Ako zabrániť nelegálnemu používaniu

• Licenčný manažment – Ako evidovať a kontrolovať softvér vo firme

🔎 Mohlo by vás tiež zaujímať

• Ako optimalizovať licencie vo firme a ušetriť stovky eur ročne

• Druhotné licencie vo vzdelávaní – legálny a efektívny prístup

• Príklady úspory – Ako firmy šetria v praxi