V čase rastúcich nákladov a tlaku na efektivitu sa firmy pozerajú na každé euro. IT a softvér sú oblasti, kde sa často míňa zbytočne veľa peňazí – a pritom existujú jednoduché a legálne spôsoby, ako ušetriť stovky až tisíce eur ročne.
Tento článok ukazuje reálne príklady z praxe, ako firmy šetria na nákupoch softvérových licencií, správe IT infraštruktúry a optimalizácii licenčných modelov. Zároveň upozorníme na kľúčové aspekty, aby bola úspora legálna a auditovateľná.
Prečo sa oplatí optimalizovať náklady na softvér
Softvér často predstavuje 10 až 20 % celkových IT nákladov. Mnohé firmy však každý rok preplácajú predplatné, kupujú nové licencie zbytočne alebo nevedú prehľad o tom, čo reálne používajú. Nedostatočná evidencia vedie k nevyužitým licenciám, duplicitným nákupom a zbytočným výdavkom.
Úspory prostredníctvom druhotných licencií sa bežne pohybujú na úrovni 50 až 80 %. Ide o legálne riešenie bez funkčných obmedzení, ktoré je plne auditovateľné.
Príklady z praxe
1. Účtovnícka firma: Office 2021 ako druhotná licencia
Typ organizácie: účtovnícka kancelária
Počet zamestnancov: 12
Pôvodné riešenie: predplatné Microsoft 365 (mesačný poplatok za používateľa)
Ročný náklad: 1 512 €
Nové riešenie: prechod na Office 2021 Pro Plus ako druhotnú trvalú licenciu za cenu 85 €
Jednorazová investícia: 1 020 €
Úspora za prvý rok: 492 €
Úspora za tri roky: 1 956 €
Office 2021 je trvalá licencia, nevyžaduje obnovovanie predplatného a je plne auditovateľná. Tento príklad ukazuje, že prechod z predplatného na trvalú licenciu môže priniesť významné úspory a zároveň zabezpečiť legálnosť a stabilitu používania softvéru.
2. Stavebná spoločnosť: optimalizácia licencií a audit
Typ firmy: stavebná spoločnosť
Počet zariadení: 38
Zistené problémy:
-
Prenos OEM licencií na nové zariadenia v rozpore s pravidlami
-
Používanie domácich edícií Office vo firemnom prostredí
-
Chýbajúca dokumentácia a licenčné doklady
Riešenie:
-
Interný audit
-
Výmena rizikových licencií za druhotné Office 2019 Pro Plus
-
Doplnenie chýbajúcich Windows licencií
Celková investícia: 1 341 €
Možná pokuta pri audite: 3 000 – 5 000 €
Výsledok: legálny stav, auditovateľnosť a jednotná licenčná základňa.
Odsekom po príklade je dôležité zdôrazniť, že interný audit je kľúčový pre každú firmu, ktorá chce eliminovať riziko vysokých pokút a zabezpečiť, že všetky používané licencie sú legálne.
3. Základná škola: kombinácia cloudových a trvalých licencií
Typ inštitúcie: základná škola
Počet zariadení: 45
Riešenie:
-
Microsoft 365 A1 zdarma pre žiakov a učiteľov
-
Druhotné Office 2021 Pro Plus pre učebňové počítače
Investícia: 2 550 €
Úspora oproti komerčným cenám: cca 3 750 €
Druhotné licencie sú legálne na základe rozhodnutia Súdneho dvora EÚ C-128/11. Tento príklad ilustruje, že aj školské inštitúcie môžu výrazne ušetriť, ak správne kombinujú bezplatné cloudové riešenia s legálnymi trvalými licenciami.
4. IT firma: prechod z OEM na prenosné Retail licencie
Typ firmy: IT poradenstvo
Počet zariadení: 15
Problém: OEM licencie boli viazané na starý hardvér a po výmene diskov či počítačov prestali fungovať.
Riešenie: Prechod na druhotné Windows 10 Pro Retail, ktoré sú plne prenosné medzi zariadeniami.
Cena: 630 € za všetky licencie
Retail licencie umožňujú presun na nové zariadenie, čím eliminujú budúce dodatočné náklady. Tento odsek dopĺňa význam flexibilného licenčného modelu, ktorý uľahčuje modernizáciu IT infraštruktúry bez zbytočných investícií.
5. Marketingová agentúra: zrušenie nevyužívaných predplatných
Typ firmy: marketingová agentúra
Zistenie: šesť Microsoft 365 účtov sa nevyužívalo.
Riešenie: deaktivácia a presun licencií podľa potrieb, doplnenie trvalého Office tam, kde nie je potrebný cloud.
Úspora predplatného: 756 € ročne
Investícia do trvalých licencií: 510 €
Návratnosť investície: 8 mesiacov
Tento príklad ukazuje, že pravidelná kontrola a optimalizácia predplatných účtov môže priniesť okamžité finančné úspory a predísť plytvaniu prostriedkami.
6. Nezisková organizácia: kombinácia TechSoup a druhotného softvéru
Typ organizácie: občianske združenie
Počet zariadení: 12
Riešenie:
-
Microsoft 365 cez program TechSoup
-
Zľavnený Adobe softvér pre neziskovky
-
Druhotné Windows 10 Pro ako cenovo výhodný a legálny základ
Úspora: viac než 1 200 € oproti bežným komerčným cenám.
Ako dosiahnuť úspory pri firemnom softvéri
Úspory pri softvéri vo firme začínajú pravidelným auditom reálne používaných licencií. Každý neaktívny predplatný účet alebo zbytočná licencia predstavuje zbytočný výdaj, ktorý je možné okamžite eliminovať. Firmy by mali zvážiť prechod z mesačných predplatných modelov na trvalé licencie, kde je to možné, a doplniť druhotné licencie s kompletnou dokumentáciou, čím sa minimalizujú náklady a zachová legálnosť softvéru. Optimálne je kombinovať cloudové riešenia s trvalými licenciami podľa aktuálnych potrieb firmy a pravidelne aktualizovať licenčný register, aby bol prehľad o softvéri vždy aktuálny. Takýto prístup nielen šetrí náklady, ale tiež zvyšuje efektivitu správy IT infraštruktúry.
Overenie legálnosti druhotných licencií
Pri nákupe druhotných licencií je kľúčové overiť ich legálnosť. Každá licencia by mala mať faktúru, licenčné vyhlásenie o pôvode a potvrdenie o deaktivácii u predchádzajúceho majiteľa. Ak tieto dokumenty nie sú k dispozícii, môže ísť o nelegálnu alebo neplatnú licenciu, ktorá nespĺňa právne podmienky. Preto je dôležité nakupovať len u overených dodávateľov a pri každom nákupe si overiť kompletnú dokumentáciu, aby sa predišlo problémom pri auditoch a zachovala sa auditovateľnosť celého firemného softvéru.
Záver
Efektívna správa softvéru a správny výber licencií sú kľúčové pre každú firmu, ktorá chce šetriť náklady a zároveň dodržiavať legislatívu. Pravidelný audit, optimalizácia predplatných, využívanie trvalých a druhotných licencií a centrálny prehľad o všetkých produktoch zaručujú nielen finančné úspory, ale aj bezpečnosť a auditovateľnosť IT prostredia.
Investícia do správneho licenčného manažmentu sa vracia v podobe stabilného a prehľadného IT systému, minimalizácie rizík a dlhodobej úspory nákladov. Firmy, ktoré postupujú systematicky a zodpovedne, získavajú konkurenčnú výhodu a istotu, že ich softvér je legálny, funkčný a pripravený na budúce výzvy.
Pri správnom prístupe sa teda úspory a legálnosť softvéru navzájom nevylučujú, práve naopak, správne riadené licencie prinášajú maximálnu hodnotu za vynaložené prostriedky.
❓ Potrebujete poradiť s výberom softvéru alebo máte otázky ohľadom aktivácie?
Kontaktujte nás – radi vám pomôžeme.
👉 Pozrite si našu ponuku druhotných licencií a ušetrite až 80 % bez kompromisov.
📚 Súvisiace články
- Nákup druhotného softvéru - Efektívny spôsob, ako znížiť výdavky na IT vo firme alebo škole
- Kalkulačka úspor - Koľko ušetríte nákupom druhotných licencií?
- Ako ušetriť na softvéri bez zníženia kvality a funkčnosti