V čase rastúcich nákladov a tlaku na efektivitu sa firmy pozerajú na každé euro. IT a softvér sú oblasti, kde sa často míňa zbytočne veľa peňazí – a pritom existujú jednoduché a legálne spôsoby, ako ušetriť stovky až tisíce eur ročne bez zníženia funkčnosti alebo porušenia licenčných podmienok.
Tento článok ukazuje reálne príklady z praxe, ako firmy šetria na nákupoch softvérových licencií, správe IT infraštruktúry a optimalizácii licenčných modelov. Zároveň upozorňuje na kľúčové aspekty legálnosti, auditovateľnosti a správnej dokumentácie, ktoré sú pri úsporách absolútne nevyhnutné.
Prečo sa oplatí optimalizovať náklady na softvér
Skryté výdavky v IT rozpočte
Softvér často predstavuje 10 až 20 % celkových IT nákladov. Mnohé firmy však každý rok preplácajú predplatné, kupujú nové licencie zbytočne alebo nemajú prehľad o tom, čo reálne používajú. Nedostatočná evidencia vedie k nevyužitým licenciám, duplicitným nákupom a zbytočným výdavkom, ktoré sa v dlhodobom horizonte výrazne kumulujú.
Potenciál úspor bez kompromisov
Úspory prostredníctvom druhotných licencií sa bežne pohybujú na úrovni 50 až 80 %. Ide o legálne riešenie bez funkčných obmedzení, ktoré je plne auditovateľné a vhodné pre firmy všetkých veľkostí. Správna kombinácia trvalých licencií, cloudových služieb a pravidelného auditu umožňuje dosiahnuť výrazné zníženie nákladov bez rizika.
Príklady z praxe
Účtovnícka firma - Office 2021 ako druhotná licencia
Typ organizácie je účtovnícka kancelária s dvanástimi zamestnancami. Pôvodné riešenie bolo postavené na predplatnom Microsoft 365 s mesačným poplatkom za používateľa, pričom ročný náklad dosahoval 1 512 €.
Nové riešenie predstavoval prechod na Office 2021 Pro Plus ako druhotnú trvalú licenciu za cenu 85 € za kus. Jednorazová investícia bola 1 020 €, úspora za prvý rok dosiahla 492 € a úspora za tri roky až 1 956 €.
Office 2021 je trvalá licencia, nevyžaduje obnovovanie predplatného a je plne auditovateľná. Tento príklad jasne ukazuje, že prechod z predplatného na trvalú licenciu môže priniesť výrazné úspory a zároveň zabezpečiť stabilitu a legálnosť používania softvéru.
Stavebná spoločnosť - optimalizácia licencií a audit
Typ firmy bola stavebná spoločnosť s tridsiatimi ôsmimi zariadeniami. Zistené problémy zahŕňali prenos OEM licencií na nové zariadenia v rozpore s pravidlami, používanie domácich edícií Office vo firemnom prostredí a chýbajúcu dokumentáciu a licenčné doklady.
Riešením bol interný audit, výmena rizikových licencií za druhotné Office 2019 Pro Plus a doplnenie chýbajúcich Windows licencií. Celková investícia bola 1 341 €, pričom možná pokuta pri audite sa pohybovala v rozmedzí 3 000 až 5 000 €. Výsledkom bol legálny stav, auditovateľnosť a jednotná licenčná základňa.
Je dôležité zdôrazniť, že interný audit je kľúčový pre každú firmu, ktorá chce eliminovať riziko vysokých pokút a zabezpečiť, že všetky používané licencie sú v súlade s legislatívou.
Základná škola - kombinácia cloudových a trvalých licencií
Typ inštitúcie bola základná škola so štyridsiatimi piatimi zariadeniami. Riešenie spočívalo v kombinácii Microsoft 365 A1 zdarma pre žiakov a učiteľov a druhotných Office 2021 Pro Plus pre učebňové počítače. Investícia dosiahla 2 550 € a úspora oproti komerčným cenám bola približne 3 750 €.
Druhotné licencie sú legálne na základe rozhodnutia Súdneho dvora EÚ C-128/11. Tento príklad ilustruje, že aj školské inštitúcie môžu výrazne ušetriť, ak správne kombinujú bezplatné cloudové riešenia s legálnymi trvalými licenciami.
IT firma - prechod z OEM na prenosné Retail licencie
Typ firmy bolo IT poradenstvo s pätnástimi zariadeniami. Problémom bolo, že OEM licencie boli viazané na starý hardvér a po výmene diskov alebo počítačov prestali fungovať.
Riešením bol prechod na druhotné Windows 10 Pro Retail, ktoré sú plne prenosné medzi zariadeniami. Cena za všetky licencie bola 630 €. Retail licencie umožňujú presun na nové zariadenie, čím eliminujú budúce dodatočné náklady a zjednodušujú modernizáciu IT infraštruktúry.
Marketingová agentúra - zrušenie nevyužívaných predplatných
Typ firmy bola marketingová agentúra, ktorá zistila, že šesť Microsoft 365 účtov sa reálne nevyužívalo. Riešením bola deaktivácia a presun licencií podľa potrieb a doplnenie trvalého Office tam, kde nebol potrebný cloud.
Úspora na predplatnom dosiahla 756 € ročne, investícia do trvalých licencií bola 510 € a návratnosť investície len osem mesiacov. Tento príklad ukazuje, že pravidelná kontrola predplatných účtov prináša okamžité finančné úspory.
Nezisková organizácia - kombinácia TechSoup a druhotného softvéru
Typ organizácie bolo občianske združenie s dvanástimi zariadeniami. Riešenie zahŕňalo Microsoft 365 cez program TechSoup, zľavnený Adobe softvér pre neziskovky a druhotné Windows 10 Pro ako legálny a cenovo výhodný základ. Úspora bola viac než 1 200 € oproti bežným komerčným cenám.
Ako dosiahnuť úspory pri firemnom softvéri
Úspory pri softvéri vo firme začínajú pravidelným auditom reálne používaných licencií. Každý neaktívny predplatný účet alebo zbytočná licencia predstavuje zbytočný výdavok, ktorý je možné okamžite eliminovať. Firmy by mali zvážiť prechod z mesačných predplatných modelov na trvalé licencie, kde je to možné, a doplniť druhotné licencie s kompletnou dokumentáciou, čím sa minimalizujú náklady a zachová legálnosť softvéru. Optimálne je kombinovať cloudové riešenia s trvalými licenciami podľa aktuálnych potrieb firmy a pravidelne aktualizovať licenčný register, aby bol prehľad o softvéri vždy aktuálny.
Overenie legálnosti druhotných licencií
Pri nákupe druhotných licencií je kľúčové overiť ich legálnosť. Každá licencia by mala mať faktúru, licenčné vyhlásenie o pôvode a potvrdenie o deaktivácii u predchádzajúceho majiteľa. Ak tieto dokumenty nie sú k dispozícii, môže ísť o nelegálnu alebo neplatnú licenciu, ktorá nespĺňa právne podmienky. Preto je nevyhnutné nakupovať len u overených dodávateľov a trvať na kompletnej dokumentácii.
Záver
Efektívna správa softvéru a správny výber licencií sú kľúčové pre každú firmu, ktorá chce šetriť náklady a zároveň dodržiavať legislatívu. Pravidelný audit, optimalizácia predplatných, využívanie trvalých a druhotných licencií a centrálny prehľad o všetkých produktoch zaručujú nielen finančné úspory, ale aj bezpečnosť a auditovateľnosť IT prostredia.
Investícia do správneho licenčného manažmentu sa vracia v podobe stabilného a prehľadného IT systému, minimalizácie rizík a dlhodobej úspory nákladov. Pri správnom prístupe sa úspory a legálnosť softvéru navzájom nevylučujú, ale naopak, správne riadené licencie prinášajú maximálnu hodnotu za vynaložené prostriedky.
Ak potrebujete poradiť s výberom softvéru alebo máte otázky ohľadom aktivácie, kontaktujte nás, radi vám pomôžeme. Pozrite si našu ponuku druhotných licencií a ušetrite až 80 % bez kompromisov.
Súvisiace články
- Nákup druhotného softvéru - Efektívny spôsob, ako znížiť výdavky na IT vo firme alebo škole
- Kalkulačka úspor - Koľko ušetríte nákupom druhotných licencií?
- Ako ušetriť na softvéri bez zníženia kvality a funkčnosti